Assistante/Assistant d’équipe, Bilingue, Poste temporaire a temps plein, Cornwall

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No du poste :
J0822-0507
Titre du poste :
Assistante/Assistant d’équipe, Bilingue, Poste temporaire a temps plein, Cornwall
Emplacement du poste :
Cornwall
Ville/Province :
Ottawa, Ontario, Canada
Date d'affichage :
Le 12 août 2022
Date de retrait :
Le 7 octobre 2022
Exigences linguistiques :
Anglais et français
Titre du gestionnaire hiérarchique :
Manager, Home and Community Care

Services de soutien à domicile et en milieu communautaire de Champlain est l’un des 14 organismes de Services de soutien à domicile et en milieu communautaire en Ontario. Nous nous engageons à fournir les meilleurs services et soins de santé à plus de 64 000 patients chaque année, à domicile, dans la communauté et dans les écoles. Nos équipes de coordination des soins aux patients contribuent à l’élaboration de plans de soins destinés aux résidents de tout âge et axés sur le maintien de l’autonomie et de la dignité de chaque patient. Nous offrons également des services de placement en foyer de soins de longue durée et nous aidons les patients à obtenir les services communautaires dont ils ont besoin.

Sommaire du poste:

Relevant de la/du gestionnaire, Soins à domicile et en milieu communautaire, l’assistante ou l’assistant d’équipe aide le personnel de coordination des soins dans ses fonctions opérationnelles, offrant du soutien administratif et de bureau au sein d’une équipe désignée

Responsabilités primaires:

L’assistante ou l’assistant d’équipe fournit de l’information et de l’orientation, et fait preuve de solides compétences en service à la clientèle auprès du personnel du Services de Soutien à Domicile et en Milieu Communautaire de Champlain, des familles, des fournisseurs de services et du grand public, s’assurant qu’ils sont écoutés, compris et confiants dans le suivi.

• Recevoir et faire des appels téléphoniques.
• Communiquer avec les membres de l’équipe pour s’assurer que les renseignements sont transmis et obtenus de façon appropriée, y compris la collecte, le tri et la distribution du courrier, des colis de service de messagerie, des listes de formulaires et des documents, à destination et provenant de membres du personnel et d’organismes, et photocopier et télécopier ou balayer des documents et des formulaires au besoin.
• Tenir un dossier du client CHRIS efficace, actualisé et sécurisé, conformément aux lignes directrices établies, y compris :
- entrer tous les renseignements requis (c.-à-d., balayer et entrer les données);
- documenter toutes les mesures prises dans le dossier du client;
- s’assurer de la disponibilité du dossier lorsqu’il est requis par les coordonnateurs de soins;
- assigner de nouveaux dossiers ou des dossiers transférés aux coordonnateurs de soins concernés;
- téléverser des documents à la bibliothèque CHRIS;
- accéder au système d’information sur le client pour obtenir des renseignements au besoin;
- traiter les dossiers pour tous les congés.
• Mettre à jour les dossiers des clients en entrant l’information correspondant aux parcours normalisés ou selon les directives des coordonnateurs de soins.
• Écouter et documenter dans le dossier du client le courrier vocal des coordonnateurs de soins et, conformément aux lignes directrices établies, prendre et transmettre les messages, transférer les appels, et organiser les services réduits et la collecte d’équipement.
• Traiter les demandes d’approvisionnement, préparer les documents pertinents et les lettres types, surveiller les stocks de fournitures et passer des commandes, conformément aux lignes directrices établies.
• Assurer la liaison avec le personnel, les fournisseurs de soins, les clients et les pharmacies en ce qui concerne la confirmation des dates, les livraisons, les anomalies et les retards en matière de fournitures, les augmentations, les réductions ainsi que les mises en congé des services, et prendre les mesures administratives appropriées conformément aux lignes directrices établies.
• Organiser les visites régulières au domicile des clients et les conférences avec les clients et leur famille, préparer les ordres du jour et réserver les salles de réunion, selon les directives des coordonnateurs de soins.
• Organiser le transport des clients par taxi ou ambulance, conformément aux lignes directrices établies et aux autorisations données par les coordonnateurs de soins.
• Maintenir l’horaire des entrées et sorties des membres de l’équipe.
• Apporter une aide dans le cadre d’initiatives et de projets en lien avec les responsabilités du poste, participer à l’orientation et aux comités, et effectuer d’autres tâches connexes, à la demande du gestionnaire.

Études et expérience:

• Diplôme d’études secondaires; et
• Diplôme obtenu à l’issue d’un programme de collège communautaire d’un an, soit en administration de bureau, en gestion des affaires, en administration de la santé ou un programme équivalent;
• Minimum de 18 mois d’expérience dans un service à la clientèle semblable ou un poste connexe dans les domaines de l’administration de la santé, des services sociaux ou des affaires.

Connaissances:

• Connaissances démontrées des méthodes de travail de bureau, y compris le classement et la tenue à jour des dossiers, ainsi que du fonctionnement des systèmes téléphoniques et de l’équipement de bureau
• Bonne connaissance démontrée de l’utilisation de diverses applications logicielles, y compris les courriels et Internet

Aptitudes et compétences:

• Capacité démontrée de travailler avec un certain nombre d’intervenants, y compris les membres du personnel, les fournisseurs de services, les clients et les soignants
• Solides compétences en communication à l’oral et à l’écrit
• Niveau élevé démontré d’initiative, de discrétion et de jugement
• Flexibilité et adaptabilité, et capacités de résolution de problème efficaces
• Excellentes capacités multitâches et d’établissement des priorités, combinées à une habileté démontrée d’exécuter son travail efficacement dans un environnement au rythme accéléré, avec le souci du détail
• Capacité à s’autogérer et à travailler efficacement de façon autonome et au sein d’une équipe
• Compétences interpersonnelles efficaces permettant d’agir avec tact et diplomatie
• Compétences efficaces en service à la clientèle permettant d’établir et de maintenir de bonnes relations de travail avec d’autres personnes.
• La maîtrise du français et de l’anglais est requise.

Salaire: Les salaires sont établis conformément à l’entente collective conclue entre le Services de Soutien à Domicile et en Milieu Communautaire de Champlain et le SCFP. Le salaire de départ est de $23.55/hr.
Période de travail: Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30
Lieu: 709 rue de la Fabrique, Cornwall

Ce poste est temporaire et prendra fin approximativement en Fevrier 2023

Services de soutien à domicile et en milieu communautaire de Champlain offre des conditions de travail souples, selon un modèle hybride où l’employé travaille au bureau et à distance.

Toutes les demandes seront examinées. Toutefois, nous communiquerons seulement avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Le RLISS de Champlain encourage vivement les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation seront prises pour les candidates et candidats qui en font la demande relativement à tout aspect du processus de sélection.

Services de soutien à domicile et en milieu communautaire a mis en place une politique de vaccination obligatoire à l’échelle provinciale qui exige que tous les membres du personnel soient complètement vaccinés contre la COVID-19. Toute personne dont la candidature a été retenue pour un poste doit fournir un certificat de vaccination de façon confidentielle au service des ressources humaines au moment de l’embauche. Les demandes d’exemption pour des raisons médicales ou des raisons relatives aux droits de la personne seront examinées et validées avant la présentation d’une offre d’emploi.